Prowadząc działalność gospodarczą niezbędne staje się wystawianie faktur w oparciu o zawartą umowę z kontrahentami lub, jako potwierdzenie dokonanej transakcji. Niektóre firmy zobowiązane są do regulowania ich w formie zaliczki. Wtedy w grę wchodzi druk zaliczki. Jest ona wystawiana już po tym, gdy zaliczka zostanie wpłacona, jednocześnie zobowiązując nabywcę określonej usługi lub produktu do zapłaty kolejnej części w  przeciągu siedmiu dni. Wygląd takiego dokumentu jest taki sam, jak w przypadku zwykłej faktury. Zawiera wszystkie cechy, którymi wyróżnia się klasyczny dokument tego typu. Na początek występuje oznaczenie numeru faktury, zgodnie z ewidencją przejętą w danej firmie, następnie należy uzupełnić dane na temat sprzedającego, a więc wpisać jego nazwę, adres, NIP i te same informacje uzupełnić w odniesieniu do nabywcy. Nieco poniżej znajduje się zazwyczaj data wystawienia dokumentu, data sprzedaży, a także termin płatności. Pośrodku należy przedstawić konkretne produkty lub usługi, ich ceny jednostkowe, ilości, wartości netto, wysokość VAT i na końcu wartość brutto, którą musi zapłacić nabywca. Tym, co prezentuje dodatkowo faktura zaliczkowa końcowa jest informacja na temat poprzednich faktur, trzeba tu zatem podać ich daty i numery oraz sumę  kwot brutto.  Jeśli wszystkie powyżej przedstawione informacje wszystko uzupełnimy, pozostaje tylko wybrać rodzaj płatności, a także opcję wysłania. Może to się bowiem odbyć drogą mailową, a może w sposób tradycyjny. Przy tym drugim rozwiązaniu trzeba zatem wydrukować dwa egzemplarze, przedstawić do podpisu sprzedawcy i przesłać kopię i oryginał do nabywcy, by ten podpisał i odesłał kopię z powrotem.